Бухгалтерская фирма «ДжиАр Аудит» хочет рассказать своим читателям о СЭД и основных требованиях к ним. Хоть они и появились в середине 90-х годов, но получили широкое распространение и признание только несколько лет назад. В 2011 году правительство РФ распорядилось заменить бумажный документооборот на безбумажный, что до сих пор вводится в различных государственных учреждениях.

Главным требованием, на котором основывается СЭД, является ее масштабируемость, т.е. обеспечение доступа всем сотрудникам, как со стационарных рабочих мест, так и с мобильных телефонов и других аппаратов.

Одним из важных требований, предъявляемых к современным системам электронного документооборота, является ее быстродействие. При недостаточной производительности сервера во время одновременной работы нескольких сотрудников каждая карточка открывается дольше положенного, что снижает общую производительность коллектива. Поэтому принят стандарт, при котором время для получения доступа в СЭД не должно превышать 3 секунды, а время для доступа к карточке – не более 5 секунд.

Не исключены и сбои в системе (аппаратные и программные), из-за которых ни один из сотрудников не сможет выполнять свою работу. На этот случай введен стандарт, который не позволяет простаивать системе более 30 минут, притом сама система должна уведомить о сбое каждого сотрудника, технолога СЭД и администратора.

СЭД обязана обеспечить основные делопроизводственные процессы:

  1. Сохранение, как самого документа, так и сведений о нем.
  2. Доведение данного документа до пользователя.
  3. Подписание и согласование документа.
  4. Отправка (передача) документа.
  5. Учет и хранение документов.

Важной особенностью СЭД является возможность протоколирования, т.е. создается отдельный файл, который фиксирует все изменения в том или ином документе с указанием сотрудника, который внес эти изменения. В данном файле фиксируется все: имя сотрудника, дата и время изменения документа, о перемещении подраздела и раздела, об уничтожении данных, об изменении права доступа, о передаче или печати документа.

Также для СЭД существуют типы файлов, которые всегда должны открываться вне зависимости от версии и обновления системы: pdf, tiff, rtf, doc.

СЭД должна предусматривать и позволять размещать файлы в иерархической системе для удобства быстрого нахождения того или иного документа. Причем документы, размещающиеся именно на сервере, не следуют этой системе. Для них предусмотрены принципы внутренней конфигурации и хранения документов.

СЭД обязана обеспечивать:

  • Постоянное хранение данных.
  • Проведение экспертизы на ценность документа.
  • По истечении календарного года СЭД должна создавать определенные документы: акт о документах, готовых к уничтожению, которые имеют истекший срок хранения.
  • Выделять документы к удалению из системы с сохранением информации в СЭД о выделении документов, готовых к уничтожению.
  • Передавать документы в другое хранилище для их хранения.

Помимо вышеперечисленных действий СЭД имеет множество других возможностей управления данными, что делает ее незаменимой системой в современное время.

Автор: Вячеслав Сафонов


Возврат к списку

Есть вопросы? Наши менеджеры знают ответы!

г. Москва
м. Проспект Вернадского
Звоните в будни с 9:00-19:00
+7 (495) 668-10-88
г. Санкт-Петербург
м. Лиговский Проспект
Звоните в будни с 10:00-19:00
+7 (812) 309-39-51

Сервис обратного звонка RedConnect